Cài đặt và tối ưu máy in cho người không rành công nghệ nơi công sở

Chào toàn thể anh em ZolaChat! Năm 2022 này, nhịp sống đã bình thường trở lại, các công ty đa phần đều chuyển sang mô hình làm việc kết hợp (hybrid working). Đi làm văn phòng lại sau chuỗi ngày dài WFH, việc đầu tiên mình gặp không phải là ngập đầu trong dự án mới, mà lại là tiếng kêu cứu từ các đồng nghiệp: "Em ơi sao máy in không nhận?", "Sao in cái hóa đơn có mã QR thanh toán nó cứ bị nhòe mực?". "Chiếc máy in văn phòng giống như một chiếc xe máy số: khi chạy ngon thì chẳng ai để ý, nhưng hễ dở chứng kẹt giấy hay mất kết nối là cả phòng nháo nhào." Đặc biệt tuần trước, một chị gái cô đơn phòng kế toán chỗ mình ngồi cả buổi chiều loay hoay không in nổi báo cáo thuế tháng 8/2022 chỉ vì máy in Wi-Fi bị nhảy dải IP. Thấy vậy, mình nhảy vào hỗ trợ chỉ 5 phút là êm ru. Mấy ông bạn cùng bàn liền trêu bảo đây chính là cách để có bạn gái thiết thực nhất thời buổi này, chứ mấy ông bên hội độc thân phú thọ suốt ngày lên các hội nhóm than thở tìm vợ trên mạng hay đốt thời gian vào mấy ứng dụng video call với người lạ thì làm sao ghi điểm bằng một pha cứu nguy công nghệ đời thực được! Nói vui vậy thôi, hôm nay mình xin tổng hợp một bài cẩm nang siêu dễ hiểu, không dùng từ ngữ học thuật đao to búa lớn, giúp bất kỳ ai dù "mù công nghệ" cũng có thể tự cài đặt, sửa lỗi vặt và tối ưu máy in trơn tru nhất. 1. Những bước cài đặt máy in cơ bản cho người không rành Thời điểm năm 2022, máy in phổ biến nhất ở các văn phòng vừa và nhỏ cũng như gia đình thường là dòng laser đơn năng (như Canon LBP 2900 huyền thoại, Brother HL-L2321D) hoặc máy in phun tiếp mực liên tục có kết nối Wi-Fi. • Bước 1: Kết nối vật lý chuẩn chỉ. Hãy cắm dây nguồn và bật máy in trước. Đừng vội cắm dây cáp USB vào máy tính vội nếu sách hướng dẫn của máy yêu cầu cài driver trước. • Bước 2: Tìm đúng Driver từ trang chủ hãng. Rất nhiều anh em có thói quen tải driver ở các trang web chia sẻ file trôi nổi, vừa dễ dính mã độc vừa hay bị lỗi phiên bản. Các bạn chỉ cần vào Google, gõ đúng cú pháp: Tên máy in + Driver (Ví dụ:

Canon LBP 2900 driver Windows 10 64bit

). Hãy chọn đúng đường link của hãng (Canon, HP, Brother, Epson). • Bước 3: Tiến hành cài đặt. Mở file vừa tải về (.exe), nhấn Next và chỉ cắm dây cáp USB kết nối máy in với máy tính khi trình cài đặt hiện thông báo yêu cầu cắm cáp. Lúc này máy tính sẽ tự động nhận diện và hoàn tất. 2. Trị dứt điểm lỗi máy in mạng LAN / Wi-Fi bị chập chờn Lỗi ức chế nhất của máy in văn phòng năm 2022 chính là in qua mạng. Hôm nay in được, mai khởi động lại cục phát Wi-Fi là máy tính báo "Offline". Nguyên nhân 90% là do máy in bị nhảy địa chỉ IP (do router cấp phát động qua DHCP). • Giải pháp cố định IP cho máy in: Các bạn hãy nhờ người quản trị mạng hoặc tự vào trang quản trị modem (thường là

192.168.1.1

) để gán một IP tĩnh (Static IP) cố định cho địa chỉ MAC của máy in. Ví dụ đặt cố định là

192.168.1.200

, từ đó về sau không bao giờ bị mất kết nối vô cớ nữa. • Lỗi chia sẻ máy in qua mạng ngang hàng: Từ cuối năm 2021 sang năm 2022, các bản cập nhật bảo mật của Windows thường xuyên làm phát sinh lỗi chia sẻ máy in mã 0x0000011b. Nếu gặp lỗi này, các bạn chỉ cần mở Registry Editor bằng cách bấm tổ hợp phím

Windows + R

, gõ

regedit

, tìm đến nhánh

HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print

, tạo một khóa DWORD (32-bit) đặt tên là

RpcAuthnLevelPrivacyEnabled

và gán giá trị là 0, sau đó khởi động lại máy tính là xong. 3. Tối ưu chất lượng in và tiết kiệm mực thông minh Chi phí mực in và giấy in trong giai đoạn bão giá năm 2022 không hề rẻ. Tối ưu một chút sẽ giúp hộp mực (cartridge) của bạn dùng bền gấp rưỡi bình thường: • Chỉnh khổ giấy mặc định về A4: Rất nhiều máy in khi mới cài driver sẽ mặc định khổ giấy là Letter (tiêu chuẩn Mỹ). Khi in tài liệu ở Việt Nam vốn dùng khổ A4, máy sẽ in rất chậm, in cách quãng hoặc hay báo lỗi sai khổ giấy ở khay nạp. Hãy vào

Control Panel

->

Devices and Printers

-> Nhấp chuột phải vào máy in -> Chọn

Printing Preferences

-> Đổi mục Paper Size từ Letter sang A4. • Tận dụng chế độ Draft / Toner Saver: Với những văn bản in nháp, tài liệu đọc nội bộ, hãy tick chọn chế độ tiết kiệm mực (Draft hoặc Toner Save). Bản in vẫn rõ chữ nhưng mực ra mỏng hơn, vừa không hại trống từ vừa tiết kiệm đến 30% lượng mực. • Xử lý kẹt giấy đúng cách: Tuyệt đối không được dùng lực giật mạnh tờ giấy ngược chiều di chuyển của bánh xe kéo giấy, làm như vậy sẽ gãy cảm biến hoặc rách bao lụa. Hãy mở nắp máy in, rút hộp mực ra ngoài nhẹ nhàng, sau đó dùng cả hai tay kéo đều mép giấy xuôi theo chiều đi ra của trang giấy. 4. Vài dòng tâm sự ngoài lề Nhiều người cứ nghĩ dân IT tụi mình khô khan, chỉ biết ngồi ôm màn hình code hoặc lướt mạng. Nhưng thực tế ở cơ quan, một người biết một chút kiến thức phần cứng, biết cách làm chiếc máy in hoạt động mượt mà, gỡ kẹt giấy hay setup in hai mặt tự động lại luôn là tâm điểm của sự tin cậy. Như mình có kể ở đầu bài, mấy bạn trẻ hay đặt câu hỏi làm sao mở rộng mối quan hệ, thậm chí nhiều thanh niên quá lứa lỡ thì cứ than vãn chuyện độc thân rồi tìm kiếm những giải pháp xa vời. Thật ra, việc sẵn sàng giúp đỡ mọi người từ những trục trặc công nghệ nhỏ nhất mỗi ngày trong văn phòng chính là chiếc cầu nối tự nhiên nhất để gắn kết tình cảm đồng nghiệp và tạo ấn tượng tốt đẹp. Hy vọng bài viết ngắn này sẽ giúp anh em cũng như các bạn không rành kỹ thuật tự tin làm chủ chiếc máy in của mình, không còn phải toát mồ hôi mỗi khi sếp giục in gấp hợp đồng nữa. Văn phòng các bạn đang dùng dòng máy in nào? Có hay gặp lỗi oái oăm nào chưa tự xử lý được không? Anh em cứ để lại bình luận bên dưới, mình sẽ hỗ trợ giải đáp nhiệt tình nhé!